Om upphandling

Koll på mångmiljardaffärer

Stat, kommuner, landsting och regioner upphandlar varje år varor och tjänster för svindlande belopp. Under 2015 köpte det offentliga allt från datorer till hyrläkartjänster för 844 miljarder kronor enligt affärsinformationsföretaget Doublecheck.

Marknaden är enorm och förutsättningarna förändras ständigt. Vid årsskiftet trädde ett nytt EU-anpassat regelverk i kraft, vilket väntas förändra förutsättningarna för bland annat små företag att kamma hem beställningar från det offentliga. Jag skriver såklart också om alla nya affärer, havererade affärer, goda affärer…

Du hittar mina senaste nyheter på Inköpsrådet här. Du kan såklart också följa vårt nyhetsflöde via Facebook, Twitter och Linkedin.

 


En riktigt maxad upphandling

Med två stora forskningsanläggningar precis intill varandra kommer Lund att garanterat bli en het destination för forskare från hela världen framöver. På Brunnshög i stadens nordöstra del har markarbetena för MAX IV Laboratoriet redan kommit igång.

Bakom det synkrotronljuslaboratorium som just börjat byggas står Max-lab vid Lunds universitet. För de runt 800 forskare som idag trängs i den nuvarande anläggningen kommer nybygget att förbättra möjligheterna att hitta framtidens material, läkemedel och energilösningar.

– Det nya laboratoriet gör det möjligt för fler forskare att studera material molekyl för molekyl, atom för atom, säger Göran T Andersson, upphandlingsrådgivare för MAX IV Laboratoriet som kommer att stå färdigt år 2015.

Grannen ESS (European Spallation Source) är inte lika långt kommen, utan befinner sig fortfarande i förberedelse- och utvecklingsfasen. Detta jättemikroskop kommer att invigas sommaren 2019 och väntas vara i full drift först år 2025. ESS är ett europeiskt samarbetsprojekt med en budget på 14 miljarder kronor

– De båda anläggningarna kommer att komplettera varandra i studiet av olika material, fortsätter Göran T Andersson som berättar att MAX IV Laboratoriet är det hittills största infrastrukturprojektet inom svensk forskning.

Tre miljarder kronor

MAX IV Laboratoriet finansieras av svenska intressenter. De närmare 3 miljarder kronor som väntas bli investerade kommer från Vetenskapsrådet, Lunds universitet, Vinnova, Region Skåne samt Knut och Alice Wallenbergs stiftelse.

I dessa belopp är inte infrastruktur, bostäder och kontor för alla de företag som förväntas växa upp runt anläggningarna inräknat. Pengamässigt handlar det sammantaget om nivåer i höjd med bygget av Öresundsbron som gick på i storleksordningen 20 miljarder kronor.

För att inte tynga Lunds universitets vanliga upphandlingsverksamhet har det etablerats en särskild enhet inom MAX IV Laboratoriet. Utöver Göran T Andersson – som tidigare bland annat varit upphandlingschef i Karlskrona – ingår Peter Malmsten, Per Brask och Staffan Lorin i den garvade gruppen.

– Den dag som projektorganisationen övergår till en driftorganisation tror jag det kommer att räcka med en upphandlare.

Den enskilt största upphandlingen, av själva byggentreprenaden, är redan avklarad. Den vanns av Fastighets AB ML4 som är ett konsortium bestående av Peab och Wihlborgs. Fyra företag deltog.

En lång tunnel

Eftersom universitetet inte får lov att äga fastigheter är det ett hyresavtal som upphandlats. ML4 kommer att uppföra, förvalta och hyra ut de specialutformade byggnaderna under 25 års tid. Till byggnadskomplexet hör bland annat en 320 meter lång tunnel under jord.

Kontraktet är på 1,3 miljarder kronor. Summan har man kommit fram till genom att beräkna en fiktiv hyra utifrån leverantörernas anbud. Vad den slutliga hyran blir beror på utvecklingen av räntor och index under avtalstiden.

– Nu arbetar vi med att införskaffa all den teknik som behövs inne i laboratoriet, säger Göran T Andersson som räknar med att sammanlagt få genomföra cirka 150 upphandlingar.

Gemensamt för alla dessa upphandlingar är att de går över tröskelvärdet på 1 243 000 kronor. De genomförs som öppna upphandlingar enligt LOU – och det är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som efterfrågas. Avtalen sluts som ramavtal där även bland annat reservdelsförsörjning ingår.

– Vi är mycket noga med att följa lagen om offentlig upphandling och inom ramen för den göra goda affärer. En annan uttalad målsättning är att slippa överprövningar.

Hittills har 14 upphandlingar genomförts. Stora delar av linjäracceleratorn är redan beställda. Uppsalaföretaget Scandinova Systems och tyska RI Research Instruments hör till dem som kammat hem leveranser.

Svårt att planera

Ordern till Scandinova Systems på 18 pulsgeneratorer, RF-enheter, är företagets hittills största. RI Research Instruments svarar för acceleratorstrukturer. De första leveranserna kommer om ungefär ett år.

– Även om vi har tidsprioriterat och modulindelat alla upphandlingar är det ofrånkomligt att delar av utrustningen ställs i lager i väntan på att våra tekniker ska montera ihop den till en helhet.

I en lagerlokal står en 12 meter bred och 3,6 meter hög så kallad mock-up. Lådkonstruktionen är en exakt kopia av synkrotronanläggningens underjordiska tunnlar och behövs för att klara byggets stränga krav på bland annat vibrationer.

– Senare kommer en simulator att byggas för att bland annat kunna bedöma vad som behövs i exempelvis kablageväg.

Det är inte alldeles lätt att i förväg planera upphandlingarna. Alla detaljer är nämligen inte klara. Antalet strålrör, som leder det intensiva ljuset ut till respektive experimentstation, beror exempelvis på hur det går med finansieringen.

Lyckas man locka fler donatorer till projektet kommer antalet rör att öka till fler än sex stycken. I själva byggnaden kommer det att finnas plats för expansion.

Få företag kan

Merparten av de komponenter och delsystem som efterfrågas är både avancerade och kostsamma. Teknikhöjden begränsar antalet möjliga leverantörer. Får ni in tillräckligt många anbud för att hålla konkurrensen vid liv?

– Antalet anbud har hittills legat på runt fem per upphandling, snarare än 50, säger Göran T Andersson som konstaterar att man inte behöver hålla leverantörerna ifrån sig.

Att upphandla så pass specialiserade produkter innebär ett mycket nära samarbete med ansvariga forskare. Arbetet styrs av en så kallad detailed design report där anläggningen specificeras och leder till tekniska kravspecifikationer:

– I dem petar vi upphandlare garanterat inte. Vi fogar den tekniska kravspecifikationen som bilaga till förfrågningsunderlaget.

Hur hittar ni det innovativa inslaget i detta vetenskapliga industriprojekt?

– I upphandlingar som denna, med ett så pass stort inslag av forskning och utveckling, gäller det självklart att tillåta alternativa bud.

Skulle den nya lag som är på förslag om så kallad förkommersiell upphandling ha underlättat för er? Tanken bakom den lagen är ju att myndigheter via upphandling ska få ta hjälp i sitt innovationsarbete av företag.

– Nej, jag är inte säker på det. Vi efterfrågar inte produkter som enbart finns på ritbordet, utan sådant som faktiskt kan levereras och sättas samman av vår personal.

Lokala entreprenörer

Arbetsspråket i upphandlingen är engelska. De möjliga leverantörerna finns i länder som Frankrike, USA, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Ryssland. Upphandlingar annonseras ut via Opic och TED.

MAX IV Laboratoriet betalar för sina inköp i euro. Valutautvecklingen är därmed en av de faktorer som styr när i tiden som olika produkter ska handlas upp. Göran T Andersson bekräftar:

– Ja, vi följer valutakurserna mycket noggrant.

Den påtagliga internationella prägeln till trots saknas inte öppningar för lokala entreprenörer:

– Vi kommer att behöva hjälp med bland annat mekanisk design och tillverkning av olika metallkonstruktioner.

Satsa på samarbete

Tipset till företagare i regionen som själva är för små för att kunna bärga uppdragen är att samarbeta:

– Tyvärr är kunskapen om hur offentliga upphandlingar genomförs inte den bästa hos alla småföretag.

Därför har MAX IV Laboratoriet tillsammans med bland annat Region Skåne genom TITA-projektet genomfört informationsträffar för företag som vill sälja produkter och tjänster till projektet. Budskapet är klart:

– Det räcker inte att ringa och säga ”kom och hälsa på för att se vad vi kan”. Så arbetar vi inte, säger Göran T Andersson:

– Tricket är att noga läsa förfrågningsunderlagen och lämna bud på det vi frågar efter. Ofta består förfrågan av olika paket där man kan svara på hela eller delar.

Engelskan kan förstås vara en komplicerande faktor för små företag. För upphandlarna själva är språket däremot inget större hinder. Språkgranskning finns med som en integrerad del av upphandlingsprocessen som består av väl utvecklade och kvalitetssäkrade rutiner.

För dig som är nyfiken på tekniken

  • MAX IV Laboratoriet öppnar nya möjligheter för den internationella materialforskningen. Molekylära strukturer och ytor kan studeras på en större detaljeringsnivå än tidigare.
  • En laser skapar extremt korta pulser av elektroner. Vid sin färd genom den 250 meter långa linjäracceleratorn i laboratoriets underjordiska tunnel uppnås en hastighet nära ljusets.
  • Elektronerna förs in i två ringar, varav den största har en omkrets på 528 meter – en meter mer än Colosseum i Rom. I ringarna böjs elektronernas bana av med hjälp av kraftiga magneter.
  • Det är vid avböjningen som det intensiva synkrotronljuset avges. Genom särskilda strålrör leds ljuset därefter ut till de olika experimentstationer där själva forskningen bedrivs. Beroende på hur strålrör och experimentstation är konstruerade kan olika typer av experiment utföras.
  • Det nya laboratoriet har tre föregångare. Max I, med en lagringsring på 32 meters omkrets, är från 1986. År 1995 invigs den 96 meter stora lagringsringen i Max II av kungen. Max III tillkom år 2007 och är delvis en experimentstation för att utveckla den teknik som ska användas vid MAX IV Laboratoriet.
  • Dagens Max-lab används dygnet runt sex dagar i veckan. En dag är vikt för underhåll. MAX IV Laboratoriet kommer varje år användas av minst 2 000 forskare. Den fasta personalstyrkan ökar från dagens cirka 125 personer för att hamna på 150–160 personer.


Publicerad i Upphandling24